CADANGAN PROJEK DIGITALISASI SISTEM TRIAJ, MAKLUM BALAS & PENJADUALAN RUJUKAN PERGIGIAN RESTORATIF (ez-Refer)
| Kementerian / Agensi |
Kementerian Kesihatan Malaysia (KKM) Jabatan Kesihatan Negeri Sarawak / Pejabat Kesihatan Pergigian Bahagian Kuching / Unit Pakar Pergigian Restoratif Petra Jaya |
|---|---|
| Tajuk Projek | ez-Refer: Sistem Digitalisasi Triaj, Maklum Balas & Penjadualan Temujanji Rujukan Pergigian Restoratif (Versi Percubaan Rintis) |
| Kelulusan Ketua Program / Pengarah |
• Sokongan penuh daripada Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri (Pergigian) Sarawak dan Pakar Perunding Pergigian Restoratif. • Mengemukakan permohonan kelulusan Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT) JKN Sarawak Bil. 2/2026 bagi memperakukan penggunaan rasmi sistem dan pelan peluasan fasiliti. |
| Penjajaran ISP Projek |
• Pelan Strategik Pendigitalan KKM (2021-2025): Teras Strategik 1 (Memperkasakan Perkhidmatan Kesihatan Digital) & Teras Strategik 2 (Inovasi Proses Kerja Pintar). • Pelan Tindakan Kesihatan Pergigian Kebangsaan: Memperkukuhkan rujukan klinikal tertiari yang berintegriti dan mengurangkan masa menunggu perkhidmatan kepakaran. |
| Tempoh Projek | April 2024 – Disember 2026 (Fasa Pembangunan, Pengujian Rintis di 8 Klinik Primer, dan Institusionalisasi) |
| Anggaran Kos Keseluruhan |
RM 0.00 (Sifar Kos) Dibangunkan secara dalaman (in-house) oleh Kumpulan Inovasi Resto-X bersama anggota teknikal tanpa melibatkan sebarang peruntukan bajet perolehan perisian pihak ketiga. |
| Kaedah Perolehan | Pembangunan Dalaman (In-House Development) mengoptimumkan infrastruktur sumber terbuka (Open Source) dan kemudahan ICT sedia ada. |
| Sumber Peruntukan | Tiada (Perbelanjaan Mengurus Sedia Ada) |
Sistem ez-Refer telah melalui fasa percubaan beta di 8 Klinik Pergigian Primer Zon Kuching/Samarahan. Menghapuskan 60 minit masa pesakit tersadai di klinik, memendekkan saringan daripada 14 hari ke 2 hari (-85%), dan mengurangkan 92% gangguan deringan telefon semasa prosedur pembedahan di kerusi pesakit.
Unit Pakar Pergigian Restoratif Petra Jaya merupakan pusat rujukan tertiari bagi rawatan endodontik kompleks, prostodontik tetap dan tanggal di Zon Selatan Sarawak. Sebelum ini, keseluruhan rujukan pesakit daripada klinik-klinik pergigian primer diuruskan mengikut kaedah tradisional berasaskan borang kertas Appendix 3 (KKM) dan panggilan telefon manual.
Selepas pemeriksaan dan prosedur X-ray selesai di klinik primer, pesakit terpaksa ditahan duduk di ruang menunggu semata-mata menanti pegawai pergigian mendail telefon ke klinik pakar untuk semakan slot dan menulis borang rujukan manual. Pesakit tidak dibenarkan pulang sehingga borang fizikal diserahkan.
Ketiadaan saluran rujukan berpusat menyebabkan pegawai primer menelefon talian klinik pakar secara berulang kali. Doktor pakar dan jururawat terpaksa menghentikan prosedur rawatan mikro-endodontik yang rumit serta menanggalkan sarung tangan rawatan (gloves) berulang kali untuk melayan pertanyaan slot temujanji, sekali gus mengganggu tumpuan klinikal dan meningkatkan risiko jangkitan silang.
Borang Appendix 3 dan filem radiograf fizikal yang dipos atau dibawa sendiri oleh pesakit berisiko tinggi hilang atau rosak. Tempoh saringan triaj pakar mengambil masa sehingga 2 minggu, melewatkan intervensi klinikal bagi kes kecemasan pergigian.
| Tahap 5-Why | Penemuan Analisis Klinikal & Pentadbiran |
|---|---|
| Mengapa 1: | Pesakit terpaksa menunggu 45-60 minit di ruang menunggu klinik primer selepas X-ray siap? |
| Mengapa 2: | Kerana doktor primer perlu menelefon klinik pakar berulang-kali untuk meminta slot temujanji sebelum borang rujukan siap ditulis. |
| Mengapa 3: | Kerana talian telefon klinik pakar sentiasa sibuk dan doktor pakar sedang mengendalikan pesakit di kerusi rawatan. |
| Mengapa 4: | Kerana 8 buah klinik primer berkongsi talian telefon tunggal tanpa pangkalan data berpusat untuk menyemak ketersediaan bilik rawatan. |
| Mengapa 5 (Punca Utama): | Ketiadaan platform digital bersepadu (Paperless & Asynchronous) antara klinik primer dan pakar yang menyokong pengisian rujukan pantas, muat naik radiograf segera, dan notifikasi pintar secara automatik. |
| Objektif Projek |
• Sifar Masa Menunggu Pesakit (0 Minit): Membolehkan pesakit terus pulang ke rumah serta-merta selepas pemeriksaan dan pengambilan X-ray di klinik primer tanpa perlu menunggu borang fizikal. • Memendekkan Tempoh Saringan: Mengurangkan tempoh saringan dan penjadualan temujanji rujukan pakar daripada 14 hari kepada kurang daripada 48 jam (2 hari). • Menghapuskan Gangguan Telefon: Menurunkan kadar panggilan telefon pertanyaan rujukan ke klinik pakar sekurang-kurangnya 85%–90%. • Integriti Rekod (Sifar Keciciran): Mendigitalkan borang Appendix 3 dan radiograf periapikal dengan kadar kehilangan dokumen 0%. |
|---|---|
| Fungsi Utama Sistem |
• Modul Pegawai Perujuk (Borang Pintar Appendix 3): Borang atas talian responsif dengan fungsi pengesanan automatik (*auto-populate*), kalkulator indeks kesukaran klinikal RDITN (*Restorative Dentistry Index of Treatment Need* Kod 1–3), dan pengesahan mandatori muat naik X-ray. • Modul Pentadbir Pakar (Triaj & Penjadualan Bilik): Dashboard masa nyata memaparkan nisbah kes pakar vs primer, penapis kalendar mengikut Tahun, Bulan, dan Bilik Rawatan (Bilik 1–8) tanpa pertindihan tarikh. • Modul Maklum Balas Pintar (WhatsApp & PDF): Pautan API WhatsApp satu-klik untuk menghantar butiran temujanji terus ke telefon pesakit dan pegawai perujuk serta penjanaan slip keputusan pakar format A4 sedia simpan dalam fail pesakit. • Jejak Audit & Sekatan Keselamatan: Pengasingan modul pengguna dan pentadbir berlapis kata laluan dengan cap masa pelayan (*server timestamp*). |
| Skop Pelaksanaan |
• Fasiliti Rintis: Unit Pakar Pergigian Restoratif Petra Jaya bersama 8 Klinik Pergigian Primer (KP Petra Jaya, KP Tanah Puteh, KP Kota Sentosa, KP Batu Kawa, KP Kota Samarahan, KP Jalan Masjid, KP Asajaya, KP Siburan). • Populasi Sasaran: Pesakit berumur 16 tahun ke atas yang memerlukan rawatan restoratif tertiari. • Had Sempadan Sistem: Beroperasi berasaskan pelayan web ringan dan pangkalan data awan terjamin tanpa memerlukan pemasangan perisian berat di komputer klinik. |
Sistem ez-Refer dibangunkan dengan mematuhi piawaian teknologi maklumat sektor awam yang menitikberatkan kebolehskalaan (*scalability*), kependaman rendah (*low latency*), serta perlindungan data perubatan pesakit selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi (PDPA) dan dasar keselamatan ICT KKM.
• Dibina menggunakan aplikasi web responsif (Single Page Application - SPA) yang ringan.
• Menggunakan protokol selamat HTTPS/SSL 256-bit untuk semua transmisi data.
• Boleh diakses menerusi komputer meja klinik, komputer riba, mahupun peranti pintar tanpa memerlukan perisian sokongan pihak ketiga.
• Menggunakan pelayan pangkalan data awan Firebase Realtime Database (Google Cloud Platform) dengan penyegerakan masa nyata.
• Dilengkapi mekanisma sandaran setempat (*localStorage fallback*) yang membolehkan staf menyemak data walaupun sambungan internet fasiliti terputus seketika.
| Komponen Keselamatan | Mekanisma Perlindungan ez-Refer | Pematuhan Piawaian KKM |
|---|---|---|
| Pemisahan Akses Berstrata (RBAC) | Pengasingan tegas antara pintu masuk am Pegawai Perujuk (terhad kepada borang rujukan) dan Portal Saringan Pentadbir Pakar yang dilindungi kata laluan berenkripsi. | Mematuhi prinsip *Need-to-Know* dan *Least Privilege Access*. |
| Integriti Imej Radiograf | Imej X-ray periapikal dimampatkan secara digital sebelum dihantar terus ke storan data selamat bagi menghalang akses tanpa izin. | Pematuhan Akta Teleperubatan & Arahan Keselamatan Rekod Perubatan. |
| Jejak Audit Masa Nyata (Audit Trail) | Setiap transaksi permohonan, semakan pakar, pelarasan temujanji, dan rekod maklum balas direkodkan dengan identiti pegawai serta cap masa (*timestamp*). | Pencegahan pengubahsuaian rekod tanpa kebenaran secara retrospektif. |
| Saluran WhatsApp Rasmi | Notifikasi maklum balas dan temujanji hanya disalurkan secara satu-hala ke nombor rasmi pegawai perujuk atau nombor berdaftar pesakit. | Memelihara kerahsiaan data pesakit daripada terdedah di platform umum. |
Sistem memprogramkan matriks keputusan RDITN: Kes Kod 1 dan Kod 2 tanpa faktor pengubah kekal diuruskan oleh Pegawai Pergigian di klinik primer, manakala kes Kod 3 atau Kod 2 dengan faktor pengubah disaring terus ke klinik pakar, menghalang rujukan tidak wajar secara automatik.
| Komponen Perbelanjaan | Kos Kaedah Kertas (Sebelum) | Kos Sistem ez-Refer (Selepas) | Jumlah Penjimatan Setahun |
|---|---|---|---|
| Kertas & Cetakan Borang Appendix 3 1,200 set borang berkarbon x RM1.50 |
RM 1,800.00 | RM 0.00 (100% Digital) | RM 1,800.00 |
| Sampul Surat & Kos Logistik Despatch Penghantaran dokumen daerah Kuching/Samarahan |
RM 3,600.00 | RM 0.00 (Transmisi Awan) | RM 3,600.00 |
| Bil Telefon Pertanyaan Rujukan Panggilan berulang-kali semakan temujanji |
RM 3,000.00 | RM 0.00 (Internet Sedia Ada) | RM 3,000.00 |
| JUMLAH PENJIMATAN TAHUNAN | RM 8,400.00 | RM 0.00 | RM 8,400.00 / Tahun ★ |
| Fasa Projek | Aktiviti Utama | Tempoh / Tarikh | Status | Output / Hasil |
|---|---|---|---|---|
| Fasa 1 | Penyelidikan Lapangan & Kajian Design Thinking | Jan 2024 – Mac 2024 | Selesai | Analisis 5-Why, pemetaan aliran kerja klinikal. |
| Fasa 2 | Pembangunan Sistem & Integrasi Pangkalan Data | Apr 2024 – Jun 2024 | Selesai | Prototaip ez-Refer, kalkulator RDITN, API WhatsApp. |
| Fasa 3 | Ujian Rintis di 8 Klinik Pergigian Primer | Jul 2024 – Jun 2025 | Selesai | >250 kes rujukan berjaya diproses tanpa keciciran. |
| Fasa 4 | Permohonan Kelulusan JPICT JKNS & SOP Negeri | Jul 2025 – Dis 2025 | Dalam Tindakan | Kelulusan JPICT Bil. 2/2026, pekeliling standardisasi. |
| Fasa 5 | Perluasan ke Seluruh Bahagian Negeri Sarawak | Jan 2026 – Dis 2026 | Perancangan | Pelaksanaan di Bahagian Sibu, Miri, Bintulu & Sri Aman. |
Seni bina ez-Refer direka secara modular membolehkan replikasi pantas kepada 5 disiplin kepakaran pergigian lain (Bedah Mulut, Ortodontik, Periodontik, Pediatrik, dan Special Needs Dentistry) dengan hanya mengemas kini borang kriteria triaj klinikal tanpa sebarang kos pembangunan semula kod pangkalan data.
Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu ICT Jabatan Kesihatan Negeri Sarawak (JPICT JKNS) Bil. 2/2026 dipohon untuk menimbang serta memperakukan: